Planejamento do tempo
Planejar
o tempo significa saber o que se quer fazer e ordenar as ações para a
realização da maior quantidade de atividades no menor prazo para se atingir
seus objetivos.
É
preciso planejar todas as ações de acordo com a capacidade de execução, em
tempo hábil e adequado.
A importância de saber dar prioridade às ações por isso organize
em:
Prazo – a primeira a levar em conta é a data
de entrega de uma tarefa. Quando possível use o truque de programar cada tarefa
para dois dias antes da data final. Assim você terá tempo de rever suas
atividades;
Resultados –
procure dar prioridade àquelas atividades que trarão o maior resultado. A
“Regra de Pareto” diz
que 20% do que fazemos traz 80% dos resultados, enquanto os outros 80% de
atividades produzem 20% de resultados. Vilfredo Pareto.
Facilidade – o
terceiro fator de priorização de atividades é a facilidade (ou dificuldade) que
determinada ação representa.
Tente realizar tudo o que é mais rápido e fácil antes, assim no final do dia
você terá uma diminuição das atividades do dia.
No
começo do dia, escreva uma lista de tudo o que quer realizar. Faça desta sua
primeira atividade, antes de qualquer coisa.
No final do dia, veja tudo o que conseguiu fazer e transfira para o dia
seguinte o que não foi feito.
Administrar
o tempo é organizar a sua vida de tal maneira que você obtenha tempo para fazer
as coisas que realmente gostaria de estar fazendo, profissional e pessoalmente,
e que possivelmente não vem fazendo porque anda tão ocupado com tarefas
urgentes e de rotina que não sobra tempo.
Dicas: Como tornar mais produtivo o seu
dia a dia
1.
Estabeleça os objetivos com clareza.
Tenha estabelecido bem claro para você o
que pretende atingir de mais importante em dois ou três meses ou nas próximas
semanas. Anote essas metas com destaque numa folha de papel e deixe-as sempre
bem à vista. Isso fará com que não esqueça de suas metas. Lembre-se: barco sem
rumo não chega a porto algum.
2.
Faça uma lista diária e priorize as atividades.
Isto é tão básico quanto o Manual de
Primeiros Socorros. Relacione diariamente, numa folha de papel ou em sua agenda
(pode ser notebook, também), todas as atividades a serem cumpridas nesse dia e
estabeleça prioridades começando sempre pelas mais importantes. Assim poderá
monitorar o andamento dos trabalhos, em vez de perder tempo com picuinhas que
engolem o seu tempo, deixando-o dopado, mas sem nada renderem de efetivo.Uma
folha de planejamento diário será de muita utilidade para sua definição de
prioridades, tanto de atividades a serem executadas quanto de telefonemas a
serem feitos.
3.
Delegue.
Passe a bola aos seus subordinados,
começando pelas rotinas e procedimentos operacionais.Depois, se puder, delegue
também atividades e trabalhos de maior responsabilidade, desde que a pessoa
esteja apta para assumir a tarefa. Caso contrário, treine-a. Delegando você
estará livre para vôos mais altos e fazer coisas mais nobres. Esse assunto
(delegação) será abordado numa newsletter futura
4. Saiba tomar decisões.
Não existe carteirinha de chefe que o
salve de tomar, algumas vezes, decisões erradas. Uma decisão errada é, quase
sempre, melhor do que não tomar nenhuma decisão. Mas abusar do erro é pior do
que não tomar nenhuma decisão. Tente identificar as causas do problema mediante
as clássicas perguntas:O Quê?, Quando?, Por Quê?, Onde?,Quem?, Quanto?. Isolado
o problema e descobertas as causas, tome a decisão.
Se estiver em dúvida quanto à melhor
decisão , pergunte às pessoas que já enfrentaram o problema como o resolveram.
Pesquise também em livros, ou reúna seus subordinados e peça-lhes sugestões. Uma
boa ideia é também procurar um especialista no assunto.
5.
Saiba dizer NÃO.
Não recusar nenhum serviço, por menos
volumoso que seja, quando você já está atolado de trabalho até a ponta do
nariz, não lhe trará nenhum reconhecimento de outros. Acabará apenas ganhando a
taça do "Engole Sapo". Trabalhar muito é uma coisa,mas ser soterrado
pelo trabalho é outra bem diferente. Se alguém (como seu chefe, por exemplo)
quiser lhe empurrar um serviço e você estiver atolado, diga claramente que não
tem condições de assumir mais um trabalho,sob o risco de comprometer seriamente
o prazo e a qualidade do que você já está fazendo. Sugira outra pessoa e,se
mesmo assim seu chefe insistir, faça com que ele assuma a responsabilidade
pelos atrasos que advierem nas atividades que você já estava desempenhando.
6.
Seja breve ao telefone.
Ligações telefônicas constantes
atrapalham e atrasam o trabalho. Depois das rápidas gentilezas iniciais vá
direto ao assunto, seja breve e objetivo, sem entretanto perder a simpatia.
Concluído o diálogo, agradeça e encerre o contato. A menos que você seja
relações públicas, vendedor ou algo semelhante, não há motivo para esticar um
telefonema. Imunize-se também contra interrupções telefônicas quando estiver
concentrado num trabalho importante ou em reunião. Peça à secretária – ou a
alguém – para anotar o número e ligue mais tarde.
7.
Faça reuniões produtivas.
Nada mais fácil do que dinamitar uma
reunião. É só introduzir assuntos não agendados, discutir o sexo dos anjos,
abordar assuntos irrelevantes e deixar que dois ou três galos de briga
monopolizem a reunião e fiquem discutindo entre si. Reuniões eficazes exigem um
coordenador (para disciplinar a discussão e também marcar o tempo), assuntos
previamente agendados do conhecimento de todos, participação e envolvimento dos
participantes e, ao final,cópia para todos das decisões tomadas na reunião, com
os compromissos assumidos por cada um (quem são os responsáveis pelas tarefas
ou projetos) e as datas de realização.
8.
Evite o perfeccionismo.
"O perfeito é inimigo do
ótimo", diz o ditado. A perfeição é desejável, mas raramente necessária.
Isso parece estar acima do nível de compreensão do perfeccionista, o qual acha
que tudo – de um simples bocejo à mais avançada astronave – deve ser impecável.
Nada pode ter andamento sem antes passar pelo seu neurótico controle de
qualidade – relatórios, projetos, digitação, cartão-ponto, limpeza, etc -, e
assim decisões importantes e essenciais deixam de ser tomadas, porque o "deus-da-perfeição",excessivamente
comprometido com a importância das picuinhas desnecessárias, não consegue ver
as oportunidades passando ao lado. Se o ótimo já está ótimo, deixe o rio
continuar fluindo, e não o impeça. Quase sempre o perfeito custa tempo,
dinheiro e esforço que não compensam o trabalho. O perfeito só deve ser buscado
quando for realmente imprescindível.
9.
Saiba como usar sua energia trabalhando a seu favor.
Todos temos um "relógio
biológico" que regula nosso fluxo de energia no decorrer das 24 horas do
dia. Pesquisas científicas comprovaram que nossa capacidade de raciocínio, criati-vidade e
tônus muscular atingem seu auge entre oito e onze horas da manhã. Esse ritmo
diminui quase pela metade no período da tarde e à noite não chega a 20%. Nada
melhor então do que remar a favor da maré. Pela manhã, sempre que possível,
execute atividades nobres, que exijam clareza de raciocínio, dedique-se a um
projeto importante, faça reuniões produtivas (e rápidas), estabeleça contatos
essenciais etc.À tarde, de preferência, dedique-se mais a rotinas e trabalhos
corriqueiros. Agora, se você gosta de testar seus limites de atleta olímpico,
então na hora do almoço faça sempre refeições substanciais, com muita comida
gordurosa e regada a muito vinho ou cerveja e, em seguida, vá a uma reunião
importante ou desenvolva um trabalho que exija concentração e veja os
resultados. Entretanto, se você não for "aquele" atleta, nem quiser
testar seus limites, então almoce com frugalidade e evite bebidas
alcoólicas.Você continuará produtivo no período da tarde e com disposição até
para algum trabalho à noite, se precisar. Reserve, de preferência, o fim de
semana para colocar em dia suas necessidades gastronômicas e etílicas, se
sentir essa necessidade.
10.
Organize-se.
Os sintomas da desorganização são: deixar
tarefas inacabadas, fazer várias coisas ao mesmo tempo, incapacidade de
concentração, adiamentos constantes, não programar suas ativida-des.
Existem tarefas que exigem dias, semanas ou meses de trabalho, e muitas vezes
não temos condições de alocar períodos de tempo sem que haja várias
interrupções. Use então a "técnica da mortadela". Quem se propuser a
comer uma mortadela de dois quilos de uma só vez é sério candidato a uma
inesquecível indigestão. Mas, se ela for fatiada e consumida aos poucos, depois
de alguns dias, não existirá mais nenhum pedaço dela.
O mesmo se dá com tarefas trabalhosas e
difíceis. Divida-as em porções menores e depois complete-as passo a passo.
Neste caso é essencial estabelecer prazos e dividir o trabalho em etapas,
completando um segmento de cada vez. Assim, você se sentirá gratificado ao perce-ber que
já completou uma parte do projeto e estará motivado para iniciar a próxima
etapa.
11.Saiba
o que fazer com os papéis (vale também para e-mails).
Se você coleciona papéis em cima da mesa
ou entope as gavetas com eles e sente-se incomodado com isso, então utilize
estas alternativas:
a. Jogar Fora. Pergunte-se:"Qual a
pior coisa que poderia acontecer se eu jogasse esse papel no lixo (ou
deletasse)?" Se a resposta for "nada", então jogue no lixo (ou
delete) sem o menor constrangimento.Exemplos de papéis descartáveis:
intermináveis folhetos de propaganda, folders de seminários e conferências a
que não irá assistir, notícias obsoletas, informações que não são de seu
interesse.
b. Transferir. Transfira os papéis (ou
e-mails) que não são de sua alçada ou do seu interesse ao chefe, colega ou
subordinado etc. e que poderão ser de utilidade a eles.
c. Agir. Se tiver que tomar alguma
atitude em relação a algum papel (ou e-mail),tome logo,contanto que não
interfira nas suas prioridades, a menos que seja algo mais importante do que
essas prioridades. Se você mesmo não puder executar as tarefas, então delegue-as
a alguém.
d. Arquivar. Se o papel (ou e-mail) tiver
alguma utilidade futura, arquive-o. Assim poderá recuperar o documento
futuramente quando necessitar dele.
12.
Pratique a relação 80/20.
Já no final do século XIX, o economista
italiano Vilfredo Pareto
afirmava: 80% das riquezas do mundo são produzidas por 20% das nações; 20% das
riquezas restantes são produzidas por 80% das nações. Essa relação vale também
para a administração: 80% que de importante você produz num dia vem de 20% de
suas atividades; enquanto que 20% da produção de um dia vem de 80% de outros
trabalhos.
Descubra quais os 20% do seu trabalho
diário (isto é, o que é realmente essencial em seu trabalho) que lhe dão 80% de
produtividade. Descubra também quais as picuinhas, rotinas e atividades que
tomam 80% do seu tempo e que lhe trazem apenas 20% de produtividade.
Descarte-as quanto antes, pois elas o estão fazendo cair na armadilha da
improdutividade, camuflada sob a forma de muito trabalho. É bom lembrar que os
"super" bem-sucedidos raramente trabalham tanto quanto os meramente
bem-sucedidos: é que eles trabalham de um jeito mais inteligente.
Falta de tempo é o eterno álibi de quem não tem meta de vida. A
alta produtividade é o resultado dos que aprenderam a esgrimir com o fantasma
do tempo.
Planejamento do tempo foi um oferecimento da empresa Pollyexpress.
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